Obchodní zástupci, píšete rádi reporty?

Slyšíte report a naskakuje vám „husí kůže“? Vybaví se Vám přepisování různých informací do různých statistik a seznamů? Píšete reporty z donucení, protože je chce vedení? Myslíte si, že jsou reporty zbytečné? Pravdou je, že psaní reportů je pro obchodní zástupce, tou nejhorší činností. Neznám obchodního zástupce, kterého by to bavilo.

Dnes se reportům nikdo nevyhnete. Každý manager report po Vás chce, nikoho moc nezajímá, že informace přepisujete stále dokola, pouze se liší tabulky a přehledy.

I přes to, že Vám reporty otravují život, jsou důležité.

K čemu má report sloužit a proč je důležitý?  Reporty slouží ke sběru a sdílení informací ve firmě. V každé firmě se reportují různé informace, ale základ je stejný. Pro Vás, obchodní zástupce, je nejdůležitější sběr dat Vašich zákazníků. Vedení firmy má další požadavky na informace z výroby, skladů, expedice, …

Report je důležitý i pro Vás. Hlavně ze začátku Vaší činnosti. Ptáte se proč? Představte si, že nastoupíte do firmy.

Dostanete torzo databáze firem po obchodním zástupci, který nevedl žádnou agendu o zákaznících. Vy máte databázi firem a je na Vás jak rychle si seženete nějaké informace, které Vám pomohou rychleji se zorientovat. Obraty roční, měsíční, četnost objednávek, jaké zboží zákazník odebíral, Vám vyjedou v kanceláři. Jména, na koho se obrátit tam už být nemusí. Adresy firem a jejich provozoven také mnohdy nesedí. Aktuální telefonní čísla. Provozní doba, tu si budete muset zjistit sami. Jestli na Vás o polední pauze počkají, zjistíte přímo u zákazníka. Už tušíte, kolik času Vás bude stát, než si všechny potřebné informace najdete. 

V případě, že dědíte databázi firem po svědomitém obchodním zástupci, máte začátek práce mnohem jednodušší. Můžete se dovědět, jaké má zákazník koníčky, jak staré má děti a mnoho dalších informací, které Vám mohou zjednodušit navázání vztahů s Vašimi zákazníky.

Veďte si svoji zákaznickou agendu pečlivě, ne kvůli někomu, ale sami pro sebe. Vy budete čerpat všechny informace jako první. Vy si vybudujete rychleji výborné vztahy se zákazníky. Vy si naplánujete trasy tak, abyste byli maximálně efektivní. Vy uzavřete více obchodů, díky zákaznické evidenci. 

Když jsem kdysi začínala, nikdo žádné informace nechtěl, tehdy byl důležitý jenom výsledek. Mnohdy se mi vyplatilo, že jsem si v zákaznické evidenci, informace pravidelně doplňovala ke každému zákazníkovi. Dnes si většinu informací pamatuji, ale důležité věci si přesto poznačím.